Règlement Intérieur
From Smeuh.org
Attention ce document est un brouillon !
Les listes de diffusions évoquées ci-dessous (ag@, debats@) n'existent pas encore. Et comme d'habitude l'onglet "discussion" de cette même page est là pour en causer.
Contents |
Idées fondatrices
Les Statuts définissent l'objet de l'association comme tel :
Cette association a pour but principal de mutualiser des services, autogérés par ses membres, d'hébergement et de prestations liés à Internet. Elle pourra en outre se consacrer à toute activité liée aux technologies de l'information, notamment en matière de formation, de diffusion de connaissances et de vulgarisation.
Objectifs
Il s'agit donc de créer un service d'hébergement Internet non marchand géré solidairement par ses utilisateurs, en exploitant les possibilités offertes par Internet en matière de négociation, de décision, de communication intra-groupe et d'ubiquité.
Développer au sein d'un public large et non spécialiste la capacité de prise en charge de leurs propres services d'hébergement, sans contrepartie commerciale, sur un mode participatif et permettant d'adapter l'outil à leurs besoins, qu'ils aillent de la présence minimale sur Internet à la mise en ligne d'un site complet.
Participer à l'émergence d'un réseau de structures similaires, en créant un service aisément reproductible, et en mettant à disposition de nouvelles structures les outils créés pour sa gestion.
Développer des partenariats avec d'autres structures poursuivant des objectifs similaires ou compatibles, en vue de la création d'un réseau d'hébergement alternatif et solidaire accessible au plus large public, et présentant de par sa décentralisation une plus grande résistance.
Entités
Les différentes entités du fonctionnement démocratique sont définies dans les statuts de l'association (Assemblée Générale, Groupes de travail temporaires ou permanents).
L'instance décisionnaire est dans tous les cas au final l'assemblée générale de l'association qui est déclarée permanente.
Est entendu comme membre collégien de l'association toute personne physique ou morale à jour de sa cotisation selon les modalités définies dans l'article 5.1 du R.I.
Mode de fonctionnement
Modes de communication
Le fonctionnement interne est basé sur des listes de diffusion.
Trois liste de diffusion sont permanentes:
- liste assemblé générale: ag@lists.smeuh.org
- liste débats: smeuh@lists.smeuh.org
- liste technique: teks@lists.smeuh.org
ag@lists.smeuh.org
La liste ag@lists.smeuh.org est l'Assemblée Générale permanente des membres de Smeuh.org.
Elle est ouverte à tous les membres de l'association.
Tout nouveau membre de l'association est inscrit d'office à cette liste, et il n'est pas prévu qu'il s'y dés-inscrive.
Cette liste a une fonction informative de et pour tous les membres. Le minimum attendu des membres est une participation active aux votes, étant entendu qu'en-dessous d'un certain seuil de participation, les décisions n'auront plus de sens, et le service ne survivra pas.
Les décisions prises au travers de la liste ag@lists.smeuh.org doivent être envisagées comme une formalité à partir du moment ou l'avancement des débats sur la liste smeuh@lists.smeuh.org permettra d'envisager un vote.
smeuh@lists.smeuh.org
La liste smeuh@smeuh.org a vocation à accueillir tous débats concernant les travaux en cours ou réflexions générales sur l'association et le service.
Elle a pour but de concrétiser l'objectif autogestionnaire défini plus haut : gestion d'une collectivité par tous ceux qui y travaillent.
Elle est ouverte à tous les membres de l'association.
Tous les membres de groupes de travail sont inscrits d'office à la liste débats.
- une archive de cette liste est disponible en ligne : mailman ?
Si un débat mène à la nécessité de prises de décisions, les contenus de ce débat sont transférés sur une page web, pour donner à tous les membres les éléments nécessaires à leur prise de décisions avant mise en place d'un vote par l'assemblée générale.
teks@lists.smeuh.org
Cette liste a vocation à permettre la coordination des membres du groupe de travail technique.
Elle est ouverte uniquement aux membres du groupe de travail technique. Une archive web est consultable par l'ensemble des membres de l'association.
Tous les membres du groupe de travail technique sont inscrits d'office à la liste technique.
Prise de décision
L'instance décisionnaire est dans tous les cas l'Assemblée Générale de l'association, tel que définie dans les statuts, elle est "souveraine".
Modalité de proposition d'un vote
Votes de prises de décisions
Toute personne ou groupe souhaitant proposer un vote, à l'exclusion des votes de révocation, s'engage à :
- Animer les débats préalables, sur la liste débats et/ou au sein du ou des groupe(s) de travail concernés par la question.
- Réaliser les synthèses nécessaires et assurer leur mise en ligne sur le wiki avant même de proposer le vote au collège administratif.
- Rédiger l'intitulé du vote et le proposer au collège administratif.
- Une fois le vote proposé par un ou des membre(s) du collège administratif, il incombe à l'initiateur du vote de participer activement à la publication des résultats; ainsi qu'à s'investir dans les travaux qui découlerons de cette décision.
Votes de révocation
Un vote de révocation peut être lancé par tout adhérent à l'encontre d'un membre de l'une quelconque des différentes instances s'il est avéré qu'il à enfreint le règlement intérieur ou entravé les buts de l'association. Les votes de proposition de suppression d'un groupe de travail sont par contre soumis aux modalités des votes définis ci-dessus.
Mise en œuvre et déroulement des votes
Toute demande de prise de décision rendue nécessaire suite à discussion ayant eu lieu sur la liste débats donne lieu à un vote de l'Assemblée à la majorité absolue des votants, un quorum de 30% des adhérents à jour étant requis (Article 11 des statuts).
Les discussions préalables sont étalées sur une durée suffisamment grande, sauf urgence à justifier.
En règle générale, les votes sont bouclés une semaine (soit 7 jours) après avoir été lancés .
Le vote ne restant toutefois qu'un outil et non une fin en soi, il ne doit pas prendre le pas sur le véritable enjeu d'une démocratie participative, qui reste le débat entre les membres de la collectivité. C'est pourquoi la faculté de voter n'est offerte aux membres que sur une durée restreinte, même si les termes des votes sont indiqués dès la décision prise de les lancer.
Le(s) vote(s) lancé(s) est(dont) expédié(s) par mail à tous les membres de l'association à travers la liste ag@lists.smeuh.org, et ceux-ci sont invité à y répondre par ce moyen.
Le droit de vote est limité aux seuls membres, c'est à dire à jour de leur cotisation.
Modalités d'adhésion
Cotisation
Le montant de la cotisation annuelle a été fixée à 10 Euros lors de l'Assemblée Générale constitutive du 22/03/2009, renouvelable chaque premier janvier et à échoir au 31 janvier dernier délais..
Procédure d'adhésion
Les demandes d'adhésion doivent être envoyées par mail à l'adresse : contact (a) smeuh.org.
Les Statuts de l'association, ainsi que le présent Règlement Intérieur doivent être lus et approuvés par le nouvel adhérent.
Un certain nombre de renseignements seront demandés à travers un formulaire, pour des raisons évidentes d'éthique et d'obligations légales ; ces informations personnelles ne seront en aucun cas divulgués ni vendues à des tiers.
Un email de confirmation sera alors envoyé, laissant disposer d'un délai de trois jours pour confirmer l'adhésion.
L'adhésion est subordonnée au paiement de la cotisation. Les cotisations sont payables par :
- Chèque à l'ordre de « Association Smeuh.org », en inscrivant son adresse email hébergée par Smeuh.org au dos du chèque, à l'adresse suivante :
Association Smeuh.org Appartement n°8 9 rue Ambroise Thomas 31400 TOULOUSE
- Virement bancaire sur le compte de l'association dont les coordonnées bancaires vous serons données lors de votre inscription; en précisant son adresse email hébergée par Smeuh.org en commentaire.
La réception de la cotisation vous sera confirmée par email une fois l'encaissement effectué auprès de notre établissement bancaire.
L'attention est particulièrement attirée sur l'importance de joindre son adresse mail au règlement.
Le délai d'encaissement est de 31 jours à partir de la date d'adhésion ou de renouvellement (1er janvier).
Durant cette période, toutes les fonctionnalités du service seront accessibles.
Chaque année, nous ne manquerons pas de vous souhaiter une bonne et heureuse année et de vous rappeler le renouvellement de votre cotisation.
Aucun courrier postal ne sera envoyé.
Remboursement de la cotisation :
Cette cotisation étant une cotisation d'association loi 1901, elle n'est en aucun cas remboursable.
Fonctionnement des groupes de travail
Création
La création d'un groupe de travail est conditionnée à l'existence d'une nécessité exprimée au sein de la liste débats. Sa mise en œuvre s'opère de la manière suivante :
- Annonce sur la liste assemblée de l'intention de créer un groupe de travail, accompagnée d'un résumé des raisons motivant cette création, des objectifs et des échéances de réalisation de ces objectifs. La création d'un groupe de travail permanent doit être soumise au vote de l'assemblée générale.
- Si le groupe n'est pas permanent, il suffit que la proposition ne soit pas contestée pour que le groupe puisse être créé. Cette contestation ne peut être fondée que sur l'inexistence de nécessité exprimée sur la liste débats. Dans le cas d'une amorce de débat quant à la légitimité du groupe sur la liste assemblée, c'est le comité exécutif qui intervient en tant que régulateur pour faire appliquer le règlement intérieur, qui spécifie que les débats n'ont pas lieu d'être sur l'assemblée. La création du groupe peut alors être différée, voire soumise à vote.
- En l'absence de contestation, le groupe se crée un compte sur le serveur, et demande au comité exécutif de valider la création de ce compte en tant que compte de groupe de travail. Ces comptes sont particuliers, car ils apparaissent alors automatiquement en lien à partir de la page d'accueil de Smeuh.org. Seule cette présence sur la page d'accueil légitimise le groupe en tant que groupe de travail officiel de l'association.
Animation
Le comité exécutif suit les travaux du groupe, pour lui rappeler le cas échéant les engagements qu'il a pris lors de sa création :
- Comptes-rendus réguliers des travaux sur l'assemblée, au moyen d'un lien vers la ou les pages du groupes mises à jour.
- Respect des échéances prévues ou explications des retards pris ou prévisibles.
- Mise en place des éventuels votes nécessaires, selon les modalités définies précédemment.
C'est le groupe de travail qui s'organise comme il l'entend pour réaliser les tâches qu'il s'est proposé d'accomplir.
Cessation d'activité
Les groupes de travail ayant une durée de vie prédéterminée, ils cessent de fait d'exister à l'issue de leur mission.
Avant d'interrompre son activité, tout groupe de travail se doit, quels que soient les résultats atteints, de produire une synthèse détaillée de ses travaux, et de la transmettre au comité exécutif pour archivage, dans les mêmes conditions que celles visées précédemment pour les votes.
Tout groupe de travail peut-être dissous suite à un vote de révocation lancé sur l'assemblée par le comité exécutif, sur demande motivée d'un ou plusieurs membres suite à discussion sur la liste débats.
La cessation des groupes définis comme permanent n'a pas lieu d'être. Seuls ses membres, à titre individuel, peuvent faire l'objet d'un vote de révocation, comme défini au paragraphe 3.2
Groupes de travail permanents
Le fonctionnement courant de l'association nécessite l'accomplissement fréquent de certaines tâches, on distingue :
Collège Administratif
L'ensemble des collégiens délègue les tâches administratives à certains de ces membres. Ce groupe de travail permanent au statut particulier est chargé tâches administratives courantes que toute association à pour devoir d'effectuer, autant en interne vis à vis des membres, qu'en externe vis à vis des diverses administrations et partenaires.
Ces tâches sont réparties en deux grand ensembles : secrétariat et trésorerie.
Même si au regard de la déclaration en préfecture et de l'établissement bancaire le nombre de représentants est de 2, le collège administratif est composé au minimum de 4 personnes : secrétaire, secrétaire adjoint ; trésorier, réviseur.
Malgré leur spécialisations, ces personnes peuvent être habilités à effectuer l'ensemble des tâches relatives à ce collège, en ce sens ont toutes accès aux documents concernant le secrétariat et la trésorerie. Ils ont un devoir de confidentialité à cet égard.
Fonctionnement du secrétariat
Fonctionnement de la trésorerie
Les obligations de transparence au regard des adhérents et des administrations amènent à postuler les règles suivantes :
- Les publications sont effectuées par le réviseur après re-lecture de celles-ci.
- Un rapport annuel (rapport de caisse] (trésorerie) et comptable) est rédigé et publié au plus tard le 31 janvier de l'année suivante.
- Pour des raisons de confidentialité, il n'est pas possible de diffuser les relevés bancaires ainsi que les fichiers de comptes.
Groupe de travail technique
De part l'activité même de l'association, apparaît évidente la nécessité ...
Définir root's/sudoers
Groupe de travail médiation
Ce groupe de travail permanent supplémentaire à pour mission d'assurer la gestion des relations extérieures, la prise de contact avec d'éventuels nouveaux membres, la gestion des contenus du site officiel (traductions). Les membres de ce groupe ont accès à la boite de contact contact@smeuh.org et ont pour devoir de répondre aux sollicitations qui y sont faites. Entres-autres, ils pourrons soumettre de nouveaux membres à l'AG s'ils estiment que les intentions de ces personnes sont conformes aux objectifs de l'association.
Ce groupe de travail a été crée à l'issue de l'Assemblée générale constitutive, par conséquent n'est pas statutaire.
